La ASOCIACIÓN CIENTÍFICA COLOMBIANA DE MEDICINA ESTÉTICA (ACICME), en el desarrollo de sus actividades, lleva a cabo el tratamiento de datos personales de personas naturales, contenidos y gestionados en bases de datos con fines legítimos, en cumplimiento de la Constitución y la Ley. De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y conforme a las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, la ASOCIACIÓN CIENTÍFICA COLOMBIANA DE MEDICINA ESTÉTICA (ACICME) realizará operaciones, o conjuntos de operaciones, que incluyen la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de datos, así como la entrega de estos a terceras entidades como encargados o responsables, según el acuerdo alcanzado entre las partes.

Este tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en el presente manual y en las autorizaciones específicas otorgadas por el titular. ASOCIACION CIENTIFICA COLOMBIANA DE MEDICINA ESTETICA (ACICME) ha clasificado sus bases de datos de la siguiente manera: Bases de datos de miembros y/o afiliados: Son bases de datos manuales o automatizadas, estructuradas y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales. Estas personas, de manera voluntaria y en ejercicio de sus derechos, adquieren la calidad de miembros y/o afiliados con el fin de acceder a los derechos y prerrogativas que otorga esta condición. Base de Datos de Estudiantes: La base de datos de estudiantes de ACICME tiene como finalidad central gestionar la información académica, personal y administrativa de los estudiantes de la asociación. Esto permite registrar a los estudiantes, hacer un seguimiento de su progreso académico, administrar becas, generar informes, comunicarse con los estudiantes, realizar investigaciones, planificar el futuro de la asociación y comercializarla a futuros estudiantes.

La base de datos se utiliza únicamente para estos propósitos y la información personal de los estudiantes está protegida por medidas de seguridad técnicas y organizativas, además de cumplir con las leyes y regulaciones aplicables de protección de datos. Los estudiantes tienen derecho a acceder, rectificar, eliminar, restringir u oponerse al tratamiento de sus datos personales, y pueden ejercer estos derechos a través de nuestros canales autorizados. Bases de datos de empleados: Son bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de personas naturales vinculadas laboralmente con la ASOCIACIÓN CIENTÍFICA COLOMBIANA DE MEDICINA ESTÉTICA (ACICME). El tratamiento de estos datos tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos se incluye información privada, pública, datos sensibles y de menores. 

El tratamiento de los datos para fines distintos a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá la autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, la ASOCIACIÓN CIENTÍFICA COLOMBIANA DE MEDICINA ESTÉTICA (ACICME) dará tratamiento a datos sensibles o de menores sin autorización previa. Tratamiento de datos después de terminada la relación laboral: Una vez terminada la relación laboral, cualquiera que sea la causa, la ASOCIACIÓN CIENTÍFICA COLOMBIANA DE MEDICINA ESTÉTICA (ACICME) procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y la documentación generada durante el desarrollo de la relación laboral. Esta información se almacenará en un archivo sometido a medidas y niveles de seguridad altos, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles. Los datos personales de ex empleados y/o pensionados tendrán como finalidad cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral que existió, incluyendo, pero sin limitarse a la emisión de certificaciones laborales; reconocimiento de pensiones y/o sustituciones pensionales; certificaciones para cobros y pagos de cuotas partes pensionales; cálculos actuariales; reconocimiento de beneficios; y auditorías internas o externas.

La ASOCIACIÓN CIENTÍFICA COLOMBIANA DE MEDICINA ESTÉTICA (ACICME) tiene prohibido ceder esta información a terceras partes, ya que tal hecho podría constituir una desviación de la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares. Esto se aplicará, salvo que exista una autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal o una disposición legal sobre la materia. Bases de datos de contratistas y proveedores: Son bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial con la ASOCIACIÓN CIENTÍFICA COLOMBIANA DE MEDICINA ESTÉTICA (ACICME). El tratamiento de estos datos tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por ACICME para la adquisición de servicios y bienes necesarios para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales públicos y privados, cuya finalidad es el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para M 12 fines distintos al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal requiere la autorización previa del titular. De acuerdo con el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, los responsables del tratamiento de datos personales de la ASOCIACIÓN CIENTÍFICA COLOMBIANA DE MEDICINA ESTÉTICA (ACICME) registran sus bases de datos y este Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales en el Registro Nacional de Bases de Datos, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con el procedimiento que sobre el particular defina el Gobierno Nacional. Sin perjuicio de lo anterior, los titulares de datos personales almacenados en estas bases de datos podrán ejercer en cualquier momento sus derechos definidos en el presente manual.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS LA ASOCIACION CIENTIFICA COLOMBIANA DE MEDICINA ESTETICA (ACICME), en cumplimiento del artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, ha elaborado este «Aviso de Privacidad y Autorización para el Tratamiento de Datos Personales» para informarle sobre cómo recolectamos, utilizamos y protegemos su información personal. ¿Qué datos personales recolectamos? Recopilamos datos personales de diversas maneras, incluyendo: Información que usted nos proporciona: Cuando se registra en nuestro sitio web, se inscribe en un evento o nos contacta, nos puede proporcionar información personal como su nombre, dirección, número de teléfono, correo electrónico, datos de afiliación a ACICME y otros datos que considere relevantes. Información de fuentes de acceso público: Podemos recopilar información personal que se encuentre disponible públicamente, como su nombre, profesión, afiliaciones profesionales y datos de contacto. Información generada por su actividad: Cuando utiliza nuestro sitio web o asiste a nuestros eventos, podemos recopilar información sobre su actividad, como las páginas que visita, las sesiones que inicia, los eventos a los que asiste y las interacciones que tiene con nosotros. ¿Para qué utilizamos sus datos personales? Utilizamos sus datos personales para los siguientes propósitos: Gestionar su membresía en ACICME: Si es miembro de ACICME, utilizamos sus datos personales para administrar su membresía, enviarle información relevante sobre la asociación y sus beneficios, y procesar sus pagos. Organizar eventos y actividades: Si se inscribe en un evento o actividad de ACICME, utilizamos sus datos personales para registrarlo, enviarle información sobre el evento o actividad y comunicarnos con usted en caso de necesidad. Mejorar nuestros servicios: Utilizamos sus datos personales para mejorar nuestro sitio web, nuestros eventos y nuestras actividades, y para brindarle una mejor experiencia como miembro de ACICME. Comunicarnos con usted: Podemos utilizar sus datos personales para comunicarnos con usted sobre nuestras actividades, eventos, ofertas y otra información relevante para usted como miembro de ACICME. Cumplir con nuestras obligaciones legales: Podemos utilizar sus datos personales para cumplir con nuestras obligaciones legales, como las relacionadas con la prevención del fraude y la lucha contra el lavado de activos.

¿Cómo protegemos sus datos personales? Implementamos medidas de seguridad técnicas y organizativas para proteger sus datos personales contra el acceso no autorizado, el uso indebido, la divulgación, la alteración o la destrucción. Estas medidas incluyen: Controles de acceso: Solo el personal autorizado de ACICME tiene acceso a sus datos personales. Seguridad física: Almacenamos sus datos personales en servidores seguros ubicados en centros de datos seguros. Cifrado: Ciframos sus datos personales tanto en reposo como en tránsito. Concientización sobre seguridad de datos: Capacitamos a nuestro personal sobre la importancia de la seguridad de los datos y cómo proteger su información personal. ¿Cómo puede obtener acceso a sus datos personales? Tiene derecho a acceder a sus datos personales, rectificarlos, eliminarlos, restringir su tratamiento y oponerse a su tratamiento. También tiene derecho a la portabilidad de sus datos. Para ejercer cualquiera de estos derechos, puede comunicarse con nuestro al correo pqrs@acicme.com.co ¿Cómo puede otorgar su autorización para el tratamiento de sus datos personales? Puede otorgar su autorización para el tratamiento de sus datos personales de las siguientes maneras: Por escrito: Puede firmar un formulario de autorización para el tratamiento de datos personales. De forma oral: Puede otorgar su autorización oralmente a un representante de ACICME. Mediante conductas inequívocas: Puede otorgar su autorización mediante conductas que permitan concluir de forma razonable que usted otorga su consentimiento a ACICME para el tratamiento de sus datos personales. Por ejemplo, al proporcionar sus datos personales en nuestro sitio web o al asistir a un evento de ACICME. Cambios a este Aviso de Privacidad Podemos revisar periódicamente este Aviso de Privacidad y actualizarlo según sea necesario. La versión revisada se publicará en nuestro sitio web. Nota: En ningún caso el silencio del titular de sus datos será asimilado por ASOCIACION CIENTIFICA COLOMBIANA DE MEDICINA ESTETICA (ACICME) como una conducta inequívoca.

Finalmente, ASOCIACION CIENTIFICA COLOMBIANA DE MEDICINA ESTETICA (ACICME), ha establecido canales para que el Titular de sus datos, pueda en todo momento solicitar la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para el Tratamiento de los mismos. En los siguientes casos no se requerirá autorización del Titular de los Datos Personales: Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. • Datos de naturaleza pública. • Casos de urgencia médica o sanitaria. • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas 9. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES. De acuerdo con el artículo 5° de la Ley 1581 del 2012 se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

ASOCIACION CIENTIFICA COLOMBIANA DE MEDICINA ESTETICA (ACICME), no solicita actualmente datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Por tanto, el Tratamiento de los datos sensibles a los cuales se refiere el Artículo 6°, de la Ley 1581 del 2012, está prohibido, a excepción de los siguientes casos:
• Cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• Cuando el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
• Cuando el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• Cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el Artículo 6, de la Ley 1581 del 2012, ASOCIACION CIENTIFICA COLOMBIANA DE MEDICINA ESTETICA (ACICME) cumple las siguientes obligaciones:
• Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad de su Tratamiento, y además obtiene su consentimiento expreso.

Ninguna de las actividades que realiza la ASOCIACIÓN CIENTIFICA COLOMBIANA DE MEDICINA ESTÉTICA (ACICME), está ni estará condicionada a que el Titular de sus datos suministre a asociación sus datos personales sensibles.